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La plataforma cloud reúne facturación, contabilidad, recursos humanos, control horario y documentación para que empresa, equipo y asesoría trabajen sobre información compartida y actualizada.
La gestión de una pyme implica a la empresa, sus trabajadores y la asesoría, tres perfiles que necesitan consultar y actualizar información de forma continua. DocuDocu plantea esa relación desde un ERP 360º en la nube que reúne las principales áreas de gestión en un mismo entorno. La compañía ofrece a las empresas 30 días de prueba sin coste para que puedan evaluar su encaje en la operativa diaria antes de decidir su contratación.
“El reto no es añadir otra herramienta a la empresa, sino evitar que la información tenga que perseguirse o reconstruirse cada vez que pasa del trabajador a la empresa o de la empresa a su asesoría”, explica David Torrelles, Project Manager de DocuDocu.
DocuDocu integra facturación, contabilidad, CRM, recursos humanos, control horario, portal del empleado y gestión documental. Una factura emitida alimenta la información económica que después puede utilizarse en contabilidad y tesorería, evitando volver a introducir el mismo dato en procesos separados.
En la gestión de personal, una incidencia de control horario queda vinculada al trabajador; su documentación laboral está asociada al mismo expediente y puede estar disponible para la empresa y la asesoría según sus permisos. La asesoría puede trabajar así con información laboral, documental, fiscal, contable y administrativa de sus clientes dentro del mismo entorno.
La gestión documental incorpora inteligencia artificial para analizar archivos, detectar su tipología y proponer su clasificación y determinados datos asociados. Por ejemplo, al incorporar una nómina o un contrato, el sistema puede proponer a qué trabajador y periodo corresponde; el usuario revisa y valida la información antes de incorporarla al flujo de trabajo.
En facturación, los sistemas informáticos utilizados por empresas y autónomos incluidos en el ámbito de aplicación deberán adaptarse durante 2027 a los nuevos requisitos establecidos para estos sistemas. DocuDocu incorpora facturación preparada para trabajar con VeriFactu dentro de ese marco.
La normativa distingue entre la modalidad VERI*FACTU, que remite automáticamente a la Agencia Tributaria los registros de facturación generados, y la modalidad NO VERI*FACTU, que no realiza esa remisión y debe preservar los registros conforme a los requisitos técnicos aplicables. VeriFactu, por tanto, no equivale a una obligación general de enviar todas las facturas en tiempo real a la AEAT.
En el ámbito laboral, el registro diario de jornada es obligatorio desde 2019. La empresa debe registrar el horario concreto de inicio y finalización de la jornada y conservar los registros durante cuatro años a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo. DocuDocu integra el control horario con la información de personal, horarios, ausencias e incidencias, sin que la herramienta sustituya la responsabilidad de la empresa sobre la correcta organización y conservación del registro.
La plataforma ha sido desarrollada por Ingeso 2020 SL, compañía certificada en ISO 27001 y que declara su cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
El objetivo de este enfoque es reducir las transferencias manuales de información entre áreas y perfiles. En lugar de que facturación, gestión laboral y documentación generen circuitos independientes, los datos permanecen vinculados a la operativa de la empresa y se muestran a cada usuario según sus permisos. Esa conexión es la base del concepto de ERP 360º con el que DocuDocu articula su propuesta.
