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La App que digitaliza la gestión de gastos permite a las empresas reforzar el control, detectar irregularidades y liberar a los equipos de tareas administrativas
Cada ticket perdido, cada justificante que hay que perseguir y cada gasto que debe revisarse manualmente tiene un coste para las empresas que va mucho más allá de su importe económico. La gestión tradicional de los gastos corporativos, basada todavía en hojas de cálculo, correos electrónicos y comprobaciones manuales, puede convertirse en un importante agujero de productividad y, al mismo tiempo, dificultar la detección de pequeños fraudes e irregularidades.
En un contexto en el que las empresas buscan ganar eficiencia y tener un mayor control sobre sus recursos, digitalizar la gestión de gastos se convierte también en una herramienta de productividad, control y prevención del fraude.
Según datos publicados por ASSET, las empresas en España pueden dedicar hasta 75 jornadas laborales al año exclusivamente a la gestión de gastos, ya que cada nota de gasto puede requerir de media unos 45 minutos entre su creación, validación y contabilización.
Los problemas relacionados con los gastos corporativos no siempre responden a grandes casos de fraude. En muchas ocasiones, las pérdidas se producen de manera progresiva a través de tickets duplicados, gastos fuera de política de empresa, justificantes incorrectos, errores de clasificación, importes que no corresponden con la actividad o gastos personales presentados como profesionales.
Precisamente por tratarse de importes pequeños y dispersos, estas irregularidades pueden pasar desapercibidas cuando el control se realiza de forma manual. Un informe de Captio sobre fraude interno en la gestión de gastos estimó en 566 euros anuales por empleado el coste medio del fraude interno relacionado con los gastos empresariales.
Con Exaccta Xpens, las empresas pueden digitalizar y automatizar la gestión de sus gastos, eliminando buena parte de los procesos manuales asociados a la recopilación, clasificación y control de tickets y facturas. De esta forma, la información queda disponible de manera inmediata y se facilita su integración en los procesos administrativos y contables de la compañía.
Con Exaccta Xpens, los empleados pueden capturar tickets y facturas directamente desde el móvil mediante una fotografía. La información se procesa y clasifica automáticamente, facilitando su revisión y aportando a los administradores una mayor visibilidad y trazabilidad sobre los gastos de la empresa. Al mismo tiempo, la digitalización simplifica la gestión para los empleados y agiliza los procesos de validación y reembolso.
La versión 3.0 de Exaccta Xpens incorpora un motor de Inteligencia Artificial con Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR) que captura los datos clave del documento y se adapta a los procesos internos de cada empresa. Esto garantiza una visibilidad total de los gastos y un mayor control por parte de los supervisores financieros.
La diferencia entre una gestión manual y una digital no está únicamente en sustituir el papel por una aplicación. Se trata de pasar de un modelo basado en la revisión posterior y manual a otro en el que la empresa dispone de información estructurada y puede actuar prácticamente en tiempo real.
Más información: www.exaccta.com
